{"id":2697,"date":"2015-05-07T11:09:51","date_gmt":"2015-05-07T14:09:51","guid":{"rendered":"https:\/\/wltecnologia.com.br\/digitalents\/?p=2697"},"modified":"2022-12-09T10:35:00","modified_gmt":"2022-12-09T13:35:00","slug":"a-importancia-da-comunicacao-nos-projetos-digitais","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/wltecnologia.com.br\/digitalents\/a-importancia-da-comunicacao-nos-projetos-digitais\/","title":{"rendered":"A import\u00e2ncia da comunica\u00e7\u00e3o nos Projetos Digitais"},"content":{"rendered":"

Embora muito j\u00e1 se tenha dito sobre comunica\u00e7\u00e3o em projetos<\/strong> e tamb\u00e9m entre ag\u00eancias e clientes, o fato \u00e9 que a maioria das pessoas acredita que j\u00e1 se comunica bem e por isso relevam a um segundo plano o planejamento<\/strong> e a formaliza\u00e7\u00e3o desta comunica\u00e7\u00e3o.<\/p>\n

Como consequ\u00eancia, grande parte da comunica\u00e7\u00e3o acaba acontecendo de forma verbal e informal. Nada mais desapontador para o cliente do que descobrir, poucos dias antes da entrega de um projeto<\/strong>, que o mesmo n\u00e3o ser\u00e1 entregue no prazo ou que uma parte do escopo s\u00f3 ser\u00e1 entregue em uma segunda etapa. Da mesma forma, para a ag\u00eancia, nada mais frustrante do que um projeto que tem seu escopo constantemente alterado pelo cliente, gerando diversos retrabalhos.<\/p>\n

Neste contexto, um processo constante e formal de comunica\u00e7\u00e3o, torna-se um dos elementos chave que permite que a informa\u00e7\u00e3o flua da melhor forma, entre todos os envolvidos ao longo de todas as etapas deste projeto, fornecendo as informa\u00e7\u00f5es certas, para as pessoas certas no tempo correto.<\/p>\n

A import\u00e2ncia deste processo de comunica\u00e7\u00e3o nos projetos digitais<\/strong>, est\u00e1 diretamente relacionada \u00e0 complexidade do projeto. Quanto mais complexo, ou seja, mais atividades, mais \u00e1reas e pessoas envolvidas, maior a chance de falhas no processo de comunica\u00e7\u00e3o e consequentemente maior o desgaste no relacionamento entre cliente e ag\u00eancia. Por isso, reconhecer, por ambas as partes, a import\u00e2ncia de investir tempo em um bom plano de comunica\u00e7\u00e3o \u00e9 um grande passo para o sucesso de qualquer projeto.<\/p>\n

Para evitar as falhas no processo de comunica\u00e7\u00e3o que podem gerar conflitos, retrabalhos, desgaste e em \u00faltima inst\u00e2ncia at\u00e9 o fracasso de projetos digitais<\/strong>, um plano de comunica\u00e7\u00e3o eficaz deve responder \u00e0s seguintes perguntas:<\/p>\n

\u2022 Quais canais e ferramentas ser\u00e3o utilizados na comunica\u00e7\u00e3o?
\n\u2022 Quem dever\u00e1 ser envolvido ou informado sobre determinado assunto?
\n\u2022 Quais s\u00e3o as pessoas que tem autonomia para tomar decis\u00f5es e fazer eventuais altera\u00e7\u00f5es no projeto
\n\u2022 Como ser\u00e3o documentadas as decis\u00f5es tomadas e quem deve ser informado.
\n\u2022 Com que frequ\u00eancia estas comunica\u00e7\u00f5es ser\u00e3o feitas?
\n\u2022 Qual o n\u00edvel de detalhe necess\u00e1rio para cada comunica\u00e7\u00e3o?
\n\u2022 Como e com que frequ\u00eancia dever\u00e3o ser feitos relat\u00f3rios e reuni\u00f5es de acompanhamento de progresso?<\/p>\n

Vejamos como este plano pode contribuir de maneira efetiva em cada uma das fases de projetos digitais:<\/p>\n

Fase de Inicia\u00e7\u00e3o
\n<\/strong>
\nReuni\u00f5es de Briefing – Durante as reuni\u00f5es, o cliente deve conseguir transmitir \u00e0 ag\u00eancia o real prop\u00f3sito do projeto, os objetivos a serem alcan\u00e7ados e que premissas e restri\u00e7\u00f5es est\u00e3o sendo consideradas.
\nNesta fase, al\u00e9m de discutido, deve ser detalhadamente documentado o que far\u00e1 parte do escopo de todos os projetos digitais, bem como o que n\u00e3o far\u00e1 parte deste escopo. Neste \u00faltimo ponto, entram funcionalidades, atividades e responsabilidades, que poderiam estar subentendidas e muito claras para uma das partes, por\u00e9m potencialmente sendo descartadas pela outra.<\/p>\n

Fase de planejamento e cria\u00e7\u00e3o
\n<\/strong>
\nReuni\u00f5es de discuss\u00e3o e aprova\u00e7\u00e3o – Diferentemente da fase anterior onde se discute o \u201co qu\u00ea\u201d ser\u00e1 feito, nesta fase, o processo de comunica\u00e7\u00e3o deve garantir o entendimento de \u201ccomo ser\u00e1 feito\u201d e porque ser\u00e1 daquela maneira. As reuni\u00f5es devem ser conduzidas e as documenta\u00e7\u00f5es elaboradas de forma que fique claro, como aquelas solu\u00e7\u00f5es propostas ir\u00e3o contribuir para que os objetivos dos projetos digitais<\/strong> sejam alcan\u00e7ados.<\/p>\n

Fase de execu\u00e7\u00e3o e testes
\n<\/strong>
\nReuni\u00f5es de acompanhamento – Para se manter um projeto na linha \u00e9 necess\u00e1rio fazer reuni\u00f5es de progresso regulares e programadas, tanto para discutir informa\u00e7\u00f5es e conte\u00fados gerados e identificar problemas potenciais, como para tomar decis\u00f5es. Tr\u00eas t\u00f3picos n\u00e3o podem deixar de ser discutidos nestas reuni\u00f5es:
\n\u2022 Status do cronograma de entrega
\n\u2022 Acompanhamento dos custos estimados
\n\u2022 Cumprimento do escopo e da qualidade definidos<\/p>\n

Todas as reuni\u00f5es devem ser documentadas atrav\u00e9s de atas que ser\u00e3o distribu\u00eddas para disseminar as informa\u00e7\u00f5es e decis\u00f5es, garantindo um alinhamento completo entre todos os envolvidos, sejam eles do cliente ou da ag\u00eancia, analistas, gerentes ou diretores.<\/p>\n

Uma boa reuni\u00e3o de acompanhamento do projeto com atas claras e objetivas, supre grande parte das necessidades de comunica\u00e7\u00e3o entre empresa e ag\u00eancia, evitando os desgastes aqui j\u00e1 comentados.<\/p>\n

Fase de opera\u00e7\u00e3o e encerramento
\n<\/strong>
\nNesta fase devem ser gerados, apresentados e discutidos relat\u00f3rios com os indicadores de sucesso do projeto. A quantidade de relat\u00f3rios, tipos e formatos devem ser pr\u00e9-acordados entre cliente e ag\u00eancia, ainda no in\u00edcio do projeto. Em alguns casos, quando a opera\u00e7\u00e3o se estende por um tempo mais prologado, \u00e9 necess\u00e1ria a gera\u00e7\u00e3o de relat\u00f3rios parciais que permitam uma an\u00e1lise, discuss\u00e3o e corre\u00e7\u00e3o de eventuais desvios ainda com o projeto em opera\u00e7\u00e3o.<\/p>\n

Para que estes relat\u00f3rios sejam realmente \u00fateis, tanto cliente, quanto ag\u00eancia devem se certificar de que os mesmos sejam compostos por indicadores alinhados ao objetivo do projeto e relevantes para o neg\u00f3cio do cliente.<\/p>\n

Por fim, \u00e9 fato que todo este processo de comunica\u00e7\u00e3o requer um consider\u00e1vel investimento de tempo de ambos os lados, por\u00e9m o retorno em termos de assertividade das entregas e melhoria do relacionamento \u00e9 muitas vezes superior a este investimento, t\u00e3o grande que as ag\u00eancias digitais deveriam encarar a comunica\u00e7\u00e3o dentro dos projetos digitais<\/strong> como parte de sua estrat\u00e9gia de relacionamento com seus clientes.<\/p>\n

Por Rog\u00e9rio Faim*<\/p>\n

*Rog\u00e9rio Faim<\/strong> \u00e9 graduado em engenharia eletr\u00f4nica e p\u00f3s-graduado em administra\u00e7\u00e3o de empresas, ambos pela FEI, com MBA em Gest\u00e3o de Neg\u00f3cios pela FIA e extens\u00e3o em Business Strategy pela University of La Verne, CA. \u00c9 especialista em Marketing Digital<\/strong> e possui trajet\u00f3ria de mais de 20 anos nas \u00e1reas de Internet e gest\u00e3o de projetos em segmentos como, bens de consumo, consultoria e e-business. Parceiro da Digitalents<\/strong> na produ\u00e7\u00e3o de conte\u00fado relevante.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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